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年會流程策劃攻略之“會前、會中、會后”——趴比庫活動策劃平臺
2019年12月03日 10:57

  公司年會是每年圍繞企業和組織為總結一年的運營情況、鼓勵團隊士氣、展望美好未來而策劃實施的一種集會形式。一個成功的年會能夠激揚士氣,營造組織氣氛、深化內部溝通、促進戰略分享、增進目標認同。籌辦年會總體上是分為三步“會前、會中和會后”,下面就和大家分享一下公司籌辦年會的具體流程。

 

 

一、會前

1、方案策劃

(1)時間:年會前2-5個月(可根據各單位實際情況確定)。

(2)要求:根據公司經營情況,確定年會內容(總結會/表彰/表演/聚餐),確定會議日程,確定年會地點等。

(3)流程:起草年會方案——報審——發布年會召開通知。

 

2、編制預算

  方案通過后編制年會預算表。預算內容主要包含:獎金(獎勵、抽獎)、住宿費、餐費(含酒水)、車費、場地費(含點心、花卉、橫幅、其他裝飾等)、材料費(證書、牌匾等)。

 

3、材料準備

(1)會前兩周完成證書、牌匾、橫幅等制作;

(2)會前兩周完成獎品訂購;

(3)會前一周全部收齊,審核工作匯報PPT;

(4)會前三天確定會議議程、晚會議程并打印;

(5)會前兩天準備會議簽到本。

 

4、費用申請

  申請頒獎獎金,及其他大額費用。

 

5、人員統計(會前一周完成)

(1)統計參會人員、參與抽獎人員名單;

(2)統計并安排參會人員住宿。

 

6、年會主持

(1)會前兩周確定會議、晚會主持人選;

(2)要求晚會主持在開始前有不少于3次的排練。

 

7、場地驗收(會前兩天驗收場地,重點檢查)

(1)設備(網絡、電腦、投影、話筒、燈光、音響調試等);

(2)舞臺裝飾、會場桌椅擺放等。

 

8、人員接待

  會前一天,專人負責接送參會人員,安排就餐等。

 

9、其他

(1)會前兩天準備會場音樂;

(2)會前一周收集表演音樂;

(3)坐席安排;

(4)其他活動安排。

 

10、統籌協調

  年會籌備組長/副組長負責協調各項工作的開展,督促工作按計劃進行。

 

二、會中(注意:會中各項工作同時進行,不分先后)

1、統籌協調

  年會籌備組長/副組長負責協調各項工作按計劃進行,控制好會議、晚會時間。專人負責全程錄影、錄像。

 

2、會議記錄

  專人負責記錄會議發言重點,記錄會議紀要。

 

3、技術支持

  電腦、音響、音樂操作及其他技術支持。

 

4、后勤支持

(1)茶水、點心及時供應;

(2)麥克風傳遞;

(3)燈光、場務(如表演期間負責通知表演人員、提醒發言人員控制發言時間等)控制;

(4)獎金、獎品、獎牌等的管理、發放;

(5)禮儀小姐隨時候場;

(6)保持現場清潔衛生;

(7)保證就餐按時進行。

 

三、會后

1、安排返程

  安排其他單位人員返程事宜。

 

2、場地清潔

  清潔會議場地等。

 

3、資料收集

(1)錄像剪輯、相片匯總成冊;

(2)整理會議紀要;

(3)編制跟蹤表,跟蹤年會提出的項目。

 

4、費用結算

  年會費用匯總結算。

 

5、后續宣傳

  通過各種媒介(公告欄、網站、內刊等)宣傳年會相關報道。

 

6、會后總結

  及時召開總結會,總結年會籌辦過程中的優點與不足,作為今后年會籌辦的借鑒。

 

  整個年會籌辦流程中,重中之重是做好會前工作,會中落實、協調,會后及時總結。為了明確責任到人,保證年會各項工作按計劃進行,建議制作一份詳細的節點控制表。

 

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